Daten in Planimo importieren
Lade Datensätze für Ressourcen, Projekte oder Plantafel-Einträge aus einer Excel- oder CSV-Datei hoch
- Bis zu 1000 Datensätze mit einem Upload importierbar
- Intelligenter Abgleich mit vorhandenen Daten zur Vermeidung von Dopplungen
- Individuelle Auswahl und Zuordnung der Zeilen/Spalten der Excel-/CSV-Datei
- Aktualisierung einzelner Datenfelder in bestehenden Daten möglich
- Vorschau der hochgeladenen Daten vor dem eigentlichen Import
Excel-/CSV-Datei hochladen
Mit der Importfunktion kannst du die Daten deiner Projekte, Ressourcen oder sogar Termine/Zeiten (z.B. Urlaubstage), die in der Plantafel als Eintrag sichtbar sein sollen, einfach aus einer Datei hochladen, anstatt sie händisch in Planimo eingeben zu müssen. Lade bis zu 1000 Zeilen aus einer Datei im gängigen CSV- bzw. Excel-Format als Datensätze hoch.
Lege individuell fest, welche Spalten und Zeilen der Datei für den Import verwendet werden sollen. Du hast die Möglichkeit, nur einen bestimmten Zeilenbereich einzustellen sowie nur bestimmte Spalten zuzuweisen, die relevant für deinen Import sind.
Optional kannst du für Ressourcen und Projekte identifizierende Spalten für den Abgleich mit bestehenden Planimo-Daten angeben. Dies dient dazu, die Daten nach dem Import nicht mehrfach im System zu haben und bei Bedarf sogar bestehende Ressourcen- bzw. Projektfelder damit zu aktualisieren.
Für weitere Importe lassen sich die Einstellungen über die Excel-/CSV-Datei speichern, damit du nicht jedes Mal alles erneut einstellen musst.
Importvorschau – Überprüfe die hochgeladenen Daten
Nach dem Hochladen deiner Datei wird dir in einer Vorschau-Tabelle angezeigt, wie die Daten importiert werden. Du kannst vor dem eigentlichen Import nochmal für die einzelnen Datenfelder überprüfen, ob sie zur richtigen Spalte passen.
Falls das System erkannt hat, dass ein Datensatz mit einem anderen übereinstimmt, der bereits in Planimo existiert, ist das am jeweiligen Importstatus erkennbar.
Neu: Der Datensatz aus der hochgeladenen Datei existiert noch nicht in Planimo und wird neu angelegt (z.B. Projektimport → neues Projekt wird in Planimo erstellt).
Unverändert: Der Datensatz existiert mit den gleichen Daten bereits in Planimo (kein Import nötig).
Aktualisierung: Der Datensatz aus der hochgeladenen Datei existiert bereits in Planimo, aber enthält geänderte Daten, die durch den Import aktualisiert werden können.
Konflikt: Zu einem Datensatz aus der hochgeladenen Datei wurden mehrere Kandidaten in Planimo gefunden, die mit den identifizierenden Spalten übereinstimmen (z.B. der gleiche Projektname in mehreren Datensätzen).
Um den Datensatz importieren zu können, muss zunächst der Konflikt aufgelöst werden. Dazu wird auf die rote Konflikt-Schaltfläche in der Zeile geklickt und ausgewählt, welcher der in Frage kommenden Kandidaten aktualisiert werden soll oder ob stattdessen ein neuer Datensatz in Planimo erstellt wird.
Die Importvorschau zeigt dir in der Farbe rot (alter Wert) und grün (neuer Wert) an, welche Datenfelder sich durch den Import ändern würden.
Für Aktualisierungen in existierenden Planimo-Datensätzen stehen verschiedene Importstrategien zur Auswahl. Du kannst die Strategie einheitlich für alle Zeilen mit Status “Aktualisierung” setzen oder individuell pro Zeile wählen.
Zusammenführen (überschreibe vorhandene Werte): Der existierende Datensatz in Planimo wird mit vorhandenen Werten aus dem Import ersetzt. Im existierenden Datensatz werden jedoch keine Werte durch leere Werte im Import gelöscht.
Zusammenführen (behalte vorhandene Werte): Der existierende Datensatz in Planimo wird mit Werten aus dem Import ergänzt, aber es werden keine vorhandenen Werte überschrieben.
Überschreiben (alle Werte): Der existierende Datensatz wird mit allen Werten aus dem Import überschrieben (auch leere Werte).
Neu anlegen: Es wird ein neuer Datensatz in Planimo erstellt, anstatt einen bestehenden zu aktualisieren.
Importieren – Wähle nur die gewünschten Datensätze aus
Die einzelnen Zeilen in der Importvorschau-Tabelle lassen sich an- oder abwählen. Möchtest du nur einen bestimmten Teil deiner Datensätze importieren, wählst du dazu einfach nur die jeweiligen Zeilen in der Tabelle aus. Damit hast du eine zusätzliche Kontrolle, welche Zeilen deiner Excel-/CSV-Datei tatsächlich importiert werden sollen.
Ressourcen importieren
Du möchtest die Daten deiner gesamten Belegschaft mit wenigen Klicks in Planimo hinzufügen oder aktualisieren? Nutze dafür den Ressourcenimport. Trage einfach die für dich relevanten Spalten in einer Excel- oder CSV-Datei zusammen und importiere sie anschließend in Planimo.
Beispiel eines Ressourcenimports:
Schritt 1: Die Ressourcendaten werden in einer Excel-Datei aufbereitet.
Schritt 2: In den Einstellungen zum Datei-Upload werden die entsprechenden Zeilen/Spalten zugewiesen. Da bereits einige Ressourcen mit gleichem Namen in Planimo vorhanden sind, wird “Name” als identifizierende Spalte ausgewählt, um die Ressourcen nicht neu anzulegen, sondern zu aktualisieren. Anschließend wird die Excel-Datei hochgeladen.
Schritt 3: Nach dem Hochladen erscheint die Importvorschau. Für die 2 vorhandenen Ressourcen werden jeweils nur einzelne Datenfelder geändert. Da die Importstrategie “Zusammenführen (überschreibe vorhandene Werte)” ausgewählt ist, werden 2 vorhandene Werte überschrieben (in rot und durchgestrichen dargestellt) und ein neuer Wert ergänzt (in grün dargestellt). Es sollen alle Ressourcen importiert werden, deshalb lassen wir alle Zeilen ausgewählt.
Schritt 4: Nun erfolgt der eigentliche Import per Klick auf “Auswahl importieren”. Es erscheint zur Überprüfung nochmal ein Dialogfenster mit einer Zusammenfassung, wie viele Ressourcen neu angelegt und wie viele aktualisiert werden. Nach Bestätigung durch Klick auf “Importieren” werden die Daten in Planimo importiert. Die importierten Daten sind danach in der Ressourcenverwaltung bzw. Plantafel wiederzufinden.
Projekte importieren
Neben dem Import von Ressourcen, kannst du in Planimo auf gleiche Weise ebenso deine Projektdaten importieren. Der Projektimport erlaubt es dir, bis zu 1000 Datensätze pro Datei hochzuladen.
Beispiel eines Projektimports:
Schritt 1: Die Projektdaten für den Import sind in einer Excel-Datei zusammengefasst.
Schritt 2: Es werden die zu verwendenden Zeilen und Spalten der Excel-Datei in den Datei-Upload-Einstellungen zugewiesen. In Planimo existieren bereits einige dieser Projekte, die sich durch die Projektkennung unterscheiden lassen. Deshalb wird “Kennung” als identifizierende Spalte ausgewählt, um diese Projekte nicht neu anzulegen, sondern stattdessen zu aktualisieren. Danach wird die Excel-Datei per Klick auf “XLSX hochladen” ausgewählt und hochgeladen.
Schritt 3: In der anschließenden Importvorschau sind die zu importierenden Projekte zu sehen. Für die existierenden Projekte mit gleicher Kennung ist der Importstatus “Aktualisierung” anstatt “Neu” wie bei den übrigen Projekten, die importiert werden sollen. Wir möchten für einzelne Datensätze eine andere Importstrategie anstelle der Standardeinstellung “Zusammenführen (überschreibe vorhandene Werte)” anwenden. Deshalb wählen wir für die Zeile mit Projektnamen “Feuertreppe” und Kennung “3485” die Strategie “Überschreiben (alle Werte)”, was dafür sorgt, dass Wert “TYP ERGÄNZEN” durch “Malerarbeiten” ersetzt und der Wert “1” im Feld Ordnungszahl gelöscht wird. Alle neuen Werte in den Daten sind in grün dargestellt und alle Werte, die durch den Import entfernt bzw. ersetzt werden, in rot und durchgestrichen. In diesem Beispiel möchten wir nur alle neuen Projekte sowie die Aktualisierung mit der geänderten Importstrategie importieren. Deshalb werden die anderen Aktualisierungen abgewählt.
Schritt 4: Per Klick auf “Auswahl importieren” erscheint zunächst ein Dialogfenster mit einer Zusammenfassung, wie viele Projekte neu angelegt und wie viele aktualisiert werden. Nach Überprüfung, dass wir wirklich diese Anzahl an Projekten importieren möchten, bestätigen wir dies durch Klick auf “Importieren”. Die Daten werden nun in Planimo importiert und können danach in der Projektverwaltung bzw. Plantafel verwendet werden.
Plantafel-Einträge importieren
Falls du Betriebsferien, Urlaubszeiten oder anderweitige Zeiträume hast, die für mehrere Ressourcen auf einmal in die Plantafel eingetragen werden sollen, steht in Planimo ebenfalls eine Funktion bereit, um Plantafel-Einträge zu importieren. Vielleicht bekommst du z.B. die Urlaubstage deiner Mitarbeiter sowieso schon als Export aus einem anderen Programm im CSV- oder Excel-Format bereitgestellt und möchtest sie auch in Planimo sehen. Dann ist die Importmöglichkeit für Plantafel-Einträge genau das Richtige für dich.
Beispiel eines Imports von Plantafel-Einträgen:
Schritt 1: Wir legen eine Excel-Datei an, die jeweils ein erkennendes Merkmal für eine existierende Ressource sowie für ein existierendes Projekt als Spalten enthält. In unserem Fall ist der Ressourcenname bzw. Projektname eindeutig genug. Alternativ könnten wir noch zusätzlich z.B. die Ressourcen- oder Projektkennung als Spalte anlegen. Außerdem geben wir noch das Start- und Enddatum der Plantafel-Einträge an.
Schritt 2: Wir stellen in Planimo unter dem Punkt “1. Datei hochladen” die entsprechenden Spalten und Zeilen ein und laden unsere Excel-Datei per Klick auf “XLSX hochladen” hoch.
Schritt 3: Anschließend erhalten wir eine Vorschau über die zu importierenden Plantafel-Einträge. Es wird erkannt, dass es für die Ressource “Bernd Meier” bereits einen Eintrag für das Projekt “Schule ABC” vom 04.11. – 08.11. gibt. Deshalb ist diese Zeile in der Vorschau standardmäßig abgewählt und hat den Status “Vorhanden”. Wir könnten die Zeile aber auswählen, wenn wir den doppelten Plantafel-Eintrag dennoch erzwingen möchten. In unserem Beispiel lassen wir die Auswahl unverändert, um alle Plantafel-Eintrag bis auf einen zu importieren.
Schritt 4: Abschließend klicken wir auf “Auswahl importieren”. Es erscheint zur Sicherheit nochmal ein Dialogfenster und nach Bestätigung werden die Plantafel-Einträge ins System importiert. Die neuen Einträge können wir nun in der Plantafel sehen.